O programa de compliance sob a visão holística e prática
No âmbito empresarial, podemos afirmar que visão holística é a mensuração global dos mais diversos aspectos e fatores que afetam determinada organização. Quando levamos essa visão para a esfera do Programa de Compliance, chegamos a sua realidade prática e aos aspectos que o afetam.
Nesse sentido, indicamos como pilares norteadores para a efetividade do programa a publicidade, adequação, aplicabilidade, eficiência, eficácia e transparência. A visão e os entendimentos destes aspectos são fundamentais para a implementação do programa e o pleno funcionamento dos mecanismos de Compliance nas organizações. Seguindo a visão holística, temos como relevante o foco das atenções gerenciais nestes 6 (seis) pilares, abaixo abordados.
1 – Central de ajuda
O Compliance é algo relativamente novo e que na maioria das vezes está relacionado com leis e normas administrativas. Porém, o primeiro passo para a implementação deve ser a difusão do conceito, dos princípios e o saneamento de dúvidas. É verdade que o Compliance é cercado por teorias, regras, políticas, procedimentos e códigos, mas a repressão de condutas não pode anteceder a explanação do tema, sob pena de serem cometidas abusividades.
Devemos ter em mente que a imediata mudança de costumes e rotinas não é fácil, por isso é fundamental que os colaboradores e interessados tenham mecanismos fáceis e acessíveis para alcançarem os necessários esclarecimentos, de forma gradativa e com o devido acompanhamento. Antes das cobranças e repressões serem disparadas, as explicações e ajudas devem ter sido exaustivamente aplicadas, até o esgotamento do tema.
2 – Treinamento personalizado
O treinamento é ato posterior as divulgações das regras e deve ser aproveitado para a análise da
recepção dos materiais junto aos colaboradores e gestores.
Ferramentas de análise complementares podem ser adotadas em diferentes formatos, mas a
apreciação dos chamados registrados na Central de Ajuda é a concretização da prática sobre a
teoria, pois lá estarão documentados pontos de aceitação e críticas relativos a efetividade do
programa.
A elaboração e aplicação dos treinamentos deve levar em conta os inúmeros dados coletados, assim como os receptores destes treinamentos. A adequação entre a teoria e o treinado é extremamente relevante para a produção dos resultados projetados.Para uma maior praticidade no treinamento, deve ser estudada a persona” que estará sendo treinada, seu enquadramento na matéria, sua rotina, grau de estudo e posicionamento na relação que possui com a organização.
Esclareço desde já que não se trata de uma apologia a diferenciação de tratamentos entre indivíduos, mas sim de adequação cultural para difusão do conhecimento, pois a linguagem utilizada na área de TI é diferente da linguagem utilizada no pátio de fábrica e certamente será diferente da linguagem contábil. Pequenos aspectos produzem grandes alterações, e é por isso que cada treinamento deve ser personalizado segundo o tema tratado, os objetivos almejados e o participante receptor (persona).
3 – Documentação
A documentação do Compliance tem diversas utilidades e justificativas, entre elas o registro de todos os atos praticados para eventuais consultas e direcionamentos de ações lineares, evitando assim retrabalhos ou irregularidades (contradições, obscuridades, omissões). Todos os atos pensados, estudados, planejados, aplicados e tratados devem ser documentados e arquivados. Para isso, aconselhamos a adoção de métricas suficientes para a distinção de assuntos e atos, como por exemplo a diferenciação entre os arquivos de registro dos planos de ações e os arquivos Como a governança corporativa pode transformar sua organização
de denúncias e reclamações. O arquivamento destes documentos deve ser pensado como algo prático e de fácil acesso, pois ele não pode ser um mero arquivo morto de informações. Tudo que for guardado ou saldo deve ter a sua relevância, ainda que seja apenas em caráter de segurança da informação.